文件生命周期安全控制研究和开发
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摘要
什么是文件生命周期理论？该理论其实描述了一种生命现象，这个现象就是把
文件从制作出来到销毁删除或变成一种档案类型存储下来的运动轨迹。它是研究
文件从最初形成到最终销毁过永久保存的整个运动过程。同时，文件不会应为载
体的不同而显示出不同的信息量。
文件生命周期的安全控制课题是和人们日常工作生活紧密相关的，上 面提到的
文件生命周期中的文件，主要指两种类型的文件，一种是己经形态化的文件，比
如纸质文件，照片等印刷品；还有一种是电子方式保存的电子文件，将二进制数
据以固定格式保存在对应载体上形成的文件。
每当有一个新生事物诞生，围绕其必然有他的问题，研究如何去解决这些问题
正好促进并提高了该新事物的进步和发展。与传统的纸质文件相比，电子文件具
有相同的效果，所以对于电子文件保存和使用方面的安全控制，输出安全控制和
整理控制上，必须有一个明确的解决方案来实现其的需求
本文主要是针对电子文件和纸质文件相互转化时的安全控制作为课题，研究如
何最大限度的提高电子文件在打印时的安全控制，和将纸质文件扫描成电子文件
时如何有效归类和安全存放的课题研究。其中，主要涉及通过打印内容保留归档，
打印文件上添加追溯码水印，通过漫游打印改变以往的打印直接输出的打印模式，
通过打印文件上的追溯码水印能查询到具体的打印信息等。环环相扣，基本能满
足绝大部分企事业单位对打印的安全控制需求。同时，在将文件扫描后归类中，
也提到通过原稿上一些特殊的记录，能做到识别并作索引的功能，也能对扫描文
件的安全归类起到一定的提高作用。
在系统分析阶段，本文将目前主流最成熟的一维条码技术通过惠普公司成熟的
PCL5 打印语言添加到打印文件中，实现输出的打印文件上，每页都有一个和该打
印作业绑定的追溯码。同时，通过打印语言的开发控件，将所有打印文件都保留
副本，以备日后查看之需。最后，在打印方面，设计了漫游打印的功能，在获得
打印机硬件厂商提供的SDK 等信息后，能轻松实现漫游打印，从而改变了以往一
台打印机一个驱动，并且电脑上点击打印，打印作业直接在打印机上输出所存在
的安全风险。
在系统实施阶段，本文严格按照软件工程的理论步骤，以此建立需求分析，文
档编写，系统功能设计，系统详细设计，数据仓库设计，代码编写，系统测试和
维护等过程。从而保证了本系统的顺利完成。
关键词：数据仓库 打印语言 层次分析法 漫游打印 条形码 打印控制
技术
ABSTRACT
Theory of life cycle of record is a document from generation to be destroyed or as
movement process is viewed as a phenomenon of life, and carries on the directional
research theory. It is the study of the documents from the initial to the final destruction
of the permanent preservation of the whole process of the motion. At the same time，
the file will not be as carriers of different display different information content.
Document life cycle safety control subject and our daily life is closely related to the
above mentioned documents, the life cycle of documents, mainly refers to the two of
files, a file is already form, such as paper documents, pictures and other matter; there is
an electronic preservation of electronic documents, the binary data in fixed format
stored in the corresponding carrier form file.
Any new things become associated with distress its problems, and the research of
problems is the progress and development of the embodiment of things. Files and paper
files with the same function, so as to document the presence and use of electronic
documents in the preservation, safety control, security control and security control of
output order, must have clear solutions to achieve thief.
This paper is aimed at the electronic files and paper files into each other when the
safety control as a subject, the study if the maximum increase of electronic document in
print security control, and the paper documents are scanned into electronic files if the
effective classification and safe storage research. Mainly relates to the print content to
retain, print files are added back yards of watermark, roam through the print change
previous print output directly printing mode, the print file on the back yards of water
seal can query to the specific print information. Connected, can basically meet the of
enterprises and institutions to print a security control demand. The file scan after
classification, also referred to by the original special recording, can identify and index
function, also can scan the file security classification plays ascertain effect on the
improvement.
In the stage of system analysis, this paper will present mainstream’s most mature of
one dimension bar code through the Hewlett-Packard of mature print language added to
the print paper, the realization of output of a printed.
Keywords： Data warehouse， Print language， Analytic hierarchy，
Process AHP， Follow Me Printing ， Barcode， Print control
technology
目
录
摘要
ABSTRACT
第一章 绪论
..................................................
1
1.1 文件安全控制环节国内外先进技术........................ 1
1.1.1 打印安全控制技术................................. 1
1.1.2 企业信息管理系统................................. 4
1.2 当前企业文件管理所遇到的风险.......................... 6
1.3 如果改善文件管理中遇到的安全风险...................... 6
1.3.1 通过OCR 技术，将扫描件归类....................... 6
1.3.2 打印的文件保留打印内容副本....................... 7
1.3.3 在打印件上增加追溯码............................. 8
1.3.4 漫游打印，在打印机端防止信息泄密................. 8
1.4 研究内容与组织结构.................................... 8
1.4.1 本文内容提要和研究的意义......................... 8
1.4.2 本文的组织内容结构............................... 9
第二章 关键技术分析
.......................................... 10
2.1 通过按区域指定位置的条码等进行识别.................... 10
2.1.1 按区域识别或全页识别............................. 10
2.2 将安全机制加入到打印中................................ 11
2.2.1 通过技术手段获得一份打印作业的详细信息........... 11
2.2.2 保留打印作业副本................................. 15
2.2.3 打印作业添加追溯条码，使打印件可追溯............. 17
2.3 跟随打印的相关技术.................................... 18
2.3.1 目前主流打印技术................................. 18
2.3.2 什么是跟随打印................................... 20
2.3.3 如何开发一个跟随打印模块......................... 21
第三章 系统的需求分析.
....................................... 22
3.1 系统功能的概述........................................ 22
3.2 实现系统功能各模块的划分.............................. 24
第四章 系统设计
.............................................. 26
4.1 系统设计的原则........................................ 28
4.2 系统的详细设计........................................ 28
4.2.1 系统环境搭建相关要素............................. 29
4.2.2 数据库设计...................................... 29
4.2.3 主要逻辑和接口功能设计........................... 33
第五章 详细测试
.............................................. 55
5.1 软件测试的概念........................................ 55
5.2 本系统的详细测试...................................... 56
5.2.1 条码识别并归档................................... 56
5.2.2.漫游打印测试.................................... 59
5.2.3.打印文件追溯.................................... 60
第六章 总结和展望
............................................ 64
6.1 总结.................................................. 64
6.2 展望.................................................. 64
参考文献
..................................................... 66
致谢
......................................................... 67
第一章 绪论
1
第一章
绪论
目前办公和日常使用文件，主要有纸质文件和电子文件两种。一般的书籍，杂
志，企业内部表单等等属于用纸张作为载体存在的物质，我们常称为纸质文件。
电子图表，电子文档等需要靠电子设备和人机互动终端才能被人为认知的文件，
我们称为电子文件。随着信息时代的到来和信息爆炸的情况下，如果对文档在整
个生命周期进行安全方面的管理是每个系统管理员都需要着重考虑的一件事情。
纸质文件的安全性肯定会比电子文件的安全性高，但是纸质文件的存放和查询
一直是其挥之不去的一个软肋。相比较，电子文件在这方面就有得天独厚的优势，
便于存储，在做好索引的前提下，也便于查询。但是如果将电子文件安全的管理
起来，却是一个比较大的课题。
本文就从电子文件的打印安全控制和纸质文件扫描后的索引归类来进行研究，
先从国内外先进的相关技术介绍谈起，然后从自身开发的软件系统的详细介绍中，
得到如何在打印和扫描两方面来进行安全性的控制。
1.1 文件安全控制环节国内外先进技术
本章节主要阐述了国内外一些知名的软硬件厂商，在文件安全管理和控制方面
所提供的功能。主要分两部分，一个部分是企业内部电子文件包括知识库的管理
和控制系统。另一个部分是文件在输出成纸质文件时，一些软硬件厂商所能提供
的安全管理功能。
1.1.1 打印安全控制技术
a
．打印权限控制
整个公司的用户管理机制，比如利用
Windows Active Directory
（活动目录），
通过用户权限或组策略，有针对性的对有打印权限的用户可能正常打印，没
有打印权限的用户要么不能打印，或使其发送的打印作业需要被审核后才能
在打印机上输出。
b．打印内容控制
定义数据字典，哪些字符串\文本\章节内容属于机密信息，根据打印内容中出
现的敏感字的频率，如果内容控制安全性较高，不允许出现敏感字，则打印作业
直接被屏蔽，不允许打印
c．打印文件事后追溯
每份在打印机上输出的打印作业，并所有页面上增加字符串编号，以 ASCII 类
文件生命周期安全控制研究和开发
2
型，或条码格式出现。无论这份作业在企业内部如何流转，都可以通过打印件上
的字符串查询到这份文件原始的内容和附带信息，比如是谁打印的，原稿多少页，
原始文件名，何时打印出来的，打印原件的内容是什么。
d．国内外成熟的打印安全控制产品
第一款产品：Equitrac：
Equitrac Office
办公输出管理解决方案可以做到帮助用户的管理员进行企
业内部各种网络打印机的评估分析，并计算复印机或多功能机上的文件输出
费用。
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打印与安全文档打印功能，让用户在办公室里，任何网络
打印机上都可以获得打印文件，并提高打印文件的机动性和整个打印效率。
同时，通过用户身份验证或刷门禁卡来提高整个打印的安全性和控制范围。
这样员工就不需要一直使用只需要离他最近的打印机打印，用户可以自由的
选择空闲的打印机来释放自己的打印作业，使他们更好地利用节省下来的工
作时间，提高工作效率。
Equitrac Office
办公输出管理解决方案还可以帮助管
理员控制用户也可以指定网络的输出设备的使用，来控制输出的彩色文档的
数量来帮助用户更好地管理他们的办公资源，杜绝浪费的弊端。此外，综合
报告功能，让管理者轻松共享企业中不同部门的办公输出使用成本，并能筛
选负荷以及使用这种设备的故障频率，基于准确的报告的数据来进行更为合
理安排办公设备。
第二款产品：司印云打印：
司印云打印的基本框架是私有云服务的打印系统并完全可以建立在了企业内
部，颠覆传统的共享打印和网络打印的方法，并无需改变用户打习惯的打印体验
和日常的办公习惯。以下是司印云打印的一些具体的功能描述：
集中的高可用性，高扩展性、高安全性的管理和云打印服务。
整个系统可以用户集中管理，权限集中管理，配额集中管理和用户自助服务门
户。
可以使用系统认证（用户名和密码），域认证，身份证认证，MAC 地址认证，
POP3 身份验证来实现多种多样的安全控制。
完整和准确的打印数据日志，打印时间，打印作业属于的用户，发送打印机，
打印作业的文件名称，作业的页数，打印作业的份数，作业的彩色/黑白模式，打
印内容中出现的关键词和其他的日志信息。
漫游打印和打印成本核算分摊，强制标识，用 户 的 打 印文件会在某个固定位置
自动添加变量信息，比如作业的发布者，作业发送到打印机的时间，指定内容的
水印。同 时 ，也 可以在打印文件上增加追溯码，方便打印文件的事后追溯的发布。
第一章 绪论
3
环保打印：云打印系统根据预定义的角色和规则，将 输 出 的 打 印文件强制黑白
输出，或双面输出，既可以降低纸张消耗，也可以降低由于大量使用彩色导致的
办公输出成本的增长。
人工审核打印功能是指通过打印审核员来查看没有打印权限的打印者发出的
打印作业内容，根据内容中是否涉及公司机密或是否触犯公司安全规则来决定是
否审评通过。如果审核员确认该作业没有问题，则发通知给打印者，让其到打印
机上登陆并获得打印作业；如果审批员发现打印内容不符合公司安全要求，则将
打印作业拒绝，并发通知给打印者，同时通知中可包含决绝该作业的原因。
打印追溯功能可以让审核员通过一些特定的条件，比如打印作业上的唯一追溯
码等，了解到该打印作业在整合系统中的流转信息。同时，也能获得该打印作业
的一些原始信息，比如打印者名称，打印作业的原稿张数，打印作业的时间，彩
色黑白模式的非常详细的信息。通过查询到的详细信息，审核员能对整个打印流
程进行安全的评估。
第三款产品
PrintUsage
：
PrintUsage 是国内一款较为主流的打印系统管理软件，主要功能和特性如下：
通过打印作业在服务器上的处理过程，可以对每次打印事件的打印用户名、发
送打印作业的计算机名、打印机名、作业在在发送到打印机的时间、打印文件的
容量（字节数）、原稿打印页数、原稿排版时的纸张大小、输出的色彩模式、原稿
的文档名、具体的文档类型、打印所产生的费用等信息。
能将配额和使用成本，根据打印服务器、具体打印机、用户管理中的用户组和
用户进行控制设定：包括打印的用户、打印发送的时间、原稿文件格式、打印作
业的大小；每次打印中最多的页数、打印文件名中的关键字过滤、每次任务最大
费用、计费标准、用户配额、配额透支等设定。
丰富多样的计费方式，管理员可以自己设置多种查询条件和报表格式。
用户配额管理可按照每日，每周，每月或每个季度来分配打印配额，如果某个
用户的配额用完，还想在计费周期未结束时继续打印，则需要向管理者提供配额
扩充申请。
打印事后提醒功能可设定在打印作业启动，处理，发送到打印机和打印机处理
完毕时候用Windows System message service 或者 email 提醒作业发送者，提醒内容
包括：打印作业在哪台打印服务器上处理的、作业在哪台打印机上输出的、作业
提交者名称、原稿的文件名、原稿总页数、打印量、黑白彩色模式、是否正常输
出、纸张单价、作业总金额、作业完成后打印者账户剩余金额等信息。
用户的验证模式和多种扣费模式。
摘要：
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摘要什么是文件生命周期理论？该理论其实描述了一种生命现象，这个现象就是把文件从制作出来到销毁删除或变成一种档案类型存储下来的运动轨迹。它是研究文件从最初形成到最终销毁过永久保存的整个运动过程。同时，文件不会应为载体的不同而显示出不同的信息量。文件生命周期的安全控制课题是和人们日常工作生活紧密相关的，上面提到的文件生命周期中的文件，主要指两种类型的文件，一种是己经形态化的文件，比如纸质文件，照片等印刷品；还有一种是电子方式保存的电子文件，将二进制数据以固定格式保存在对应载体上形成的文件。每当有一个新生事物诞生，围绕其必然有他的问题，研究如何去解决这些问题正好促进并提高了该新事物的进步和发展。与传...
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作者：牛悦
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时间：2024-11-11
